Nú á tímum veirusýkinga hefur fjarfundum fjölgað og því vert að rifja upp nokkur góð ráð.
Á fjarfundum jafnt sem öðrum fundum eiga allar almennar aðferðir fundarstjórnunar við. Í
raun eru þær enn mikilvægari þegar um fjarfundi er að ræða þar sem samskipti og skynjun
þátttakenda er takmörkuð.
Hér er stiklað á því helsta sem ber að hafa í huga:

1. Tækni
✓ Kynnið ykkur tæknina sem í boði er á ykkar vinnustað og prófið hana fyrir
fund
✓ Kynnið ykkur hvernig skjölum er deilt á skjánum
✓ Gott er að notast við hópvinnukerfi eins og t.d. Teams sem fylgir office
pakkanum
✓ Betra er að hafa mynd (video)
✓ Þátttakendur stilli hljóðnemann á hljóðlaust (mute) þegar þeir eru ekki að tala
✓ Kynnið ykkur þessi námskeið um fjarvinnu þau eru öllum opin og ókeypis

2. Undirbúningur
✓ Sendið skýra dagskrá og markmið fundar með fundarboði eða á hópvinnukerfi
✓ Leggið áherslu á að þátttakendur hafi næði og ef hægt er noti heyrnartól og
hljóðnema

3. Skipulag fundar
✓ Fundarstjórnun þarf að vera skýr, ef ekki er um hefðbundinn fundarstjóra að
ræða þarf að skilgreina hver hafi það hlutverk að leiða samtalið og tryggja
þátttöku allra
✓ Gott er að þátttakendur setji sér sameiginlegar reglur um samskipti á
fundinum

4. Helgun
✓ Mikilvægt er að tryggja að fólk missi ekki athyglina og fari að sinna öðrum
málum, s.s. að svara tölvupóstum o.þ.h.
✓ Góð leið til að virkja þátttakendur er að spyrja beint hvað þeim finnist um
ákveðin málefni eða að láta umræðuna ganga á milli þeirra
✓ Gott er að vinna í sameiginlegum skjölum eða fá þátttakendur til að kynna sín
sjónarmið myndrænt á sameiginlegum skjá
✓ Hægt er að nota spjallglugga til að stýra mælendaskrá, einkum þegar um
fjölmenna fundi er að ræða
✓ Virðið tímamörk í umræðum, byrjið og endið fundi á tilsettum tíma

5. Í lok fundar
✓ Dragið saman helstu umræður fundarins, ákvarðanir og næstu skref
✓ Skilgreinið ábyrgðaraðila og tímasetningar
✓ Sendið út fundargerð að fundi loknum þar sem umrædd atriði koma skýrt
fram

Gangi ykkur vel!